ルールは2つだけ!英語のビジネスメールの書き方【例文付き】

ねこ君
MBA留学達成して、色々教授とのやり取りとかグループワークでメール書くこと多い。
ねこ君
けど、仕事で英語使ったこともないし、こういうビジネスメール?って、どんな風に書けばいいの?
ねこ君
「お世話になります」とか、「よろしくお願いします」って英語でなんて書けばいいんだろう・・
にゃんこ先生
日本語のメールでよくある挨拶言葉は、英語だとそこまで重要ではない。本題にビシッと入って、誤解が無いようにするのが大切だよね。まぁ、これは日本語のビジネスメールでも大事だと思うけど。
にゃんこ先生
と、いうことで、本日のトピックはビジネスメールの書き方。まずは要点を簡潔に伝えること+最低限の礼儀を持つことを意識するところから始めよう。

 

この記事の著者: Tempest

  •  横浜在住、40歳台前半の男性
  •  米国でMBAを取得、専攻は金融
  •  投資銀行マン等を経て、財務・法務系の翻訳家として独立(言語は英語・タイ語)
  •  Tempestの英語学習の記録

世話をした覚えはナイ

比較言語・文化学を研究しており日本文化・日本語に詳しいあるアメリカ人による、日本人の書く「ビジネスメール」についての小論文を読んだことがあります。

いわく、初回に連絡する相手に「お世話になっております」と書くのがまず意味不明である、と。確かに・・・。

その他、末尾の「以上、ご多忙の中恐縮ですが何卒よろしくお願い申しあげます」などの修辞が長い・多い。文章が全般にダラダラしていて「要旨がよく分からない」、云々の指摘がありました。確かに・・・。

 

私個人は翻訳家稼業をしておりますが、クライアントとメールで連絡する際、「お世話になります」等の挨拶はお互い一切飛ばし、かつ要点だけ書くと約束しています。例えばこんな感じです:

 

クライアントより

  • 口調: ですます調希望
  • 難しい漢字を少なく(「所謂」ではなく「いわゆる」で)

だけです。こちらは、

 

小職

了解しました。

出来たらファイルを添付として、

 

小職

こちらとなります。

 

クライアント

検収完了とします。

 

これでやり取りはオワリです。ゴルゴ13並みのビジネスライク・冷たさですが、実は「なるべく」要件だけ + 最低限の礼儀がビジネスメールについては楽でベストです。

 

英語のビジネスメールの書き方

私のケースは極端ですが、一般にビジネスメールについては、

  • メールのタイトルで要件が分かるようにする
  • 余計な挨拶等は最低限にする
  • 伝えたいことのみ極力簡潔に、場合により箇条書き風で
  • 重要度順に書く
  • なるべくボトムアップ(理由→結論)ではなくトップダウン(結論→理由)で書く
  • トーンはネガティブでなくポジティブに、最低限の礼儀

等が原則です。さもないと時間の無駄になり、何より意図が伝わらない危険性が出て来ます。

これは言語によらず英語でも日本語でも同じなのですが、グローバル・スタンダードの英語メールの場合には特にそうだと思います。

 

さて、いくつか例を挙げて「悪い例」と「良い例」を英語メール + 対訳付きで示したいと思いますが、普通のビジネスメールだとブログとしてありきたりになります。そこで、MBA留学中のやりとりのメールを例として挙げたいと思います(MBA留学はビジネスマンの予行練習なので、ある意味ビジネスメールでもあります)。

以下、対比のためにやや極端にしていますが・・・実際に悪い例にあるようなメールを英米人からもらった経験が幾度もあります。「ユーモア」好きと称し実はふざけすぎていて、何を言いたいかはっきりしない、というものです。

 

MBA留学にも役に立つ!メールの悪い例・良い例

クラスを風邪で休んだのでノートを貸してほしい

良い例:

Subject: About “Corporate Finance” class on 25th November I missed

Body:

Dear Kelly,

Do me a favor: please let me copy your notebook on the class above I missed for catching a cold, as early as today; if it’s ok, I will visit your room anytime soon.

While its PPT material is posted online, we know that the prof often gives out tips on his mid-term / final during his classes, and I need his inputs not shown on his material, and that in the “most organized” way (yours).

Regards,

David

件名: 欠席した11/25の「コーポレート・ファイナンス」のクラスについて

本文:

ケリー、

お願いがあります: 上記のクラスの君のノートをコピーさせて下さい。風邪で休んだためです(出来れば今日。良ければすぐにでも家に行きます)。

PPTの資料はオンラインでポストされていますが、あの教授はクラスの最中に(資料には載っていない)中間・期末テストのヒントを口外するのはご存知の通りです。そこで「一番整理された」ノートをゲットしたく(君のです)。

ではよろしく、

デービッド

 

悪い例:

Subject: You know what? How to make up for your own past sins

Body:

Nasty Kelly,

Today, you will be forgiven to do me “some” favor in return for all the mean things you did to me as a team member.

Anyways, Bible tells us to “forgive”.

You missed me in a “certain” class (clue: “crunching numbers”), of late, didn’t you? For I “caught” something.

Now you know what I want. Then give it to me NOW (as I am in my room all day for what I caught, you may come over anytime).

Warning: this is the “last” chance for you to compensate. Act in no time.

Worst regards (that I hope will turn to be best ones),

David

件名: 何だか分かるか? お前が過去の罪を精算する方法

本文:

ナスティ・ケリー、

本日、お前がこれまでチームメンバーとして僕にやってきた仕打ちを「償う」チャンスを与える。

まぁ、聖書も「赦せ」と言っている。

近頃、僕があるクラスに居なかったのを覚えているだろう(ヒント: 「数字いじり」)。何かを「捕まえてしまった」ためだ。

さて、これでもう僕が何を欲しているか分かるはずだ。なら、くれ。それも今すぐ(「捕まえてしまった」もののせいで一日中部屋に居るので、いつでも来て良い)。

警告: これが罪を償う「最後」のチャンスである。すぐ行動に移ること。

サイテー(サイコーになるように)、

デービッド

 

デートでグループワークのミーティングを欠席するがメールでフォローする

良い例:

Subject: To be absent from our next meeting on 25th November

Body:

Dear my teammates,

I am very sorry to tell you that I want to skip our next meeting on the assignment for “Investment” class to be held on 25th Nov. This is because I can’t miss the entire-day date with my girlfriend to come on that day (for our “anniversary”).

However,

# I will email you my opinions in advance.

# I will follow up after the meeting (give me a concise minute for that).

Sincerely,
David

件名: 11月25日のミーティング、欠席させて下さい

本文:

チームメートの皆さん、

大変申し訳ありませんが、来る11月25日の「投資」のクラスの宿題に関するミーティングを欠席させて頂きたく存じます。これは、彼女との「丸一日」デートがその日にあり「出会った記念日」のためどうしても外せない故です。

しかしながら、

# 事前に私の意見をメールします。

# フォローアップしますので、簡単な議事録を下さい。

では、

デービッド

 

悪い例:

Subject: My fair baby

Body:

Poor souls just studying hard without any girlfriend / boyfriend to fuc*

I know that you haven’t witnessed my baby and I can guaran-fuc***g-tee you that you’d be “killed” doing so.

On a certain Tuesday next week or so, I’ll have a date with her not just to make you feel jealous but to entertain myself among all.

Be jealous,

David

 

P.S.

I think a “petty event” may coincide with the dating on that day, which I can’t really recall.

件名: マイ・フェアー・ベイビー

本文:

彼女 / 彼氏もおらず勉強ばかりしている情けない奴らへ、

君らは僕の「ベイビー」を見たことがないだろうし、見たら「鼻血」ものだと言っておこう。

ところで来週の火曜日辺りにまたデートをする。君らを羨ましがらせるのも目的だが、やはり何より自分のために。

嫉妬してろ、

デービッド

 

P.S.

その日に何か他の「つまらない」イベントがあった気もするが、よく思い出せない。

 

皆さんの協力のお陰でAが取れましたと御礼する

良い例:

Subject: My utmost gratitude for “A” on our groupwork for Managerial Accounting

Body:

Hi guys,

I have checked online the grade we have received on our assignment for Managerial Accounting: “A”, which has been made possible entirely due to your diligence. Thus, I am very grateful.

Thanks a lot,

David

件名: 管理会計のグループワークの成績 A に感謝

本文:

皆さん、

管理会計のクラスで課された宿題の我がグループのグレードをオンラインで早速確認しました。「A」です。これも皆様のたゆまぬ努力のお陰であり、改めて御礼を申し上げたく。

心より深謝、

デービッド

 

悪い例:

Subject: It’s MY feat, not yours

Body:

Retards,

Have you checked the grade we have received for our groupwork?

Hehe, it is “entirely” thanks to my brain and not “yours” at all (you owe me a lot now).

Stay stupid,

David

件名: 俺の功績でお前らのではない

本文:

愚者ども、

我らのグループワークのグレード、もうチェックしたか?

これは「全的に」俺の脳のお陰で、貴様らは何もしていない(大きな借りが出来たってことだ)。

一生バカで居ろ、

デービッド

 

カンニングをしているの見かけたので親切心で警告

良い例:

Subject: Warning: no cheating

Body:

My best friend, Kelly,

I have unfortunately witnessed you cheating on the mid-term test held today.

As you know well, if such behavior were detected, the culprit would be given a failing grade in no time or possibly expelled from the program. So, quit it once and for all.

While we students are encouraged to report such act to the faculty, this time I won’t as you are the best friend of mine.

Best,

David

件名: 警告: カンニングしないこと

本文:

我が親友、ケリーへ

今日の中間テストで君がカンニングしているのを目撃してしまった。

悪い事は言わない。もしそのような行為が見つかったら、犯人はすぐに「不可」を食らうか最悪放校になる。なのですぐに止めよう。

我々学生はそのような行為を見つけたら学部に報告するよう義務付けられているが、今回僕はそうしない(君が僕の最大の親友だからだ)

頑張ろう、

デービッド

 

悪い例:

Subject: I saw it!!

Body:

Embodiment of academic integrity, Kelly the Kid,

I saw “someone” cheat this morning.

And you and I know well “that someone” will be expelled immediately if I report that.

And you and I know well about whether I will or not.

Pack your luggage,

David

件名: 見ちゃった!!

本文:

学業上の廉潔さの権化、ケリー・ザ・キッドへ

今朝「誰かさん」がカンニングするの見ちゃった。

そしてお前も俺も「その誰かさん」は俺がちくればすぐ放校になることを知っている。

そしてお前も俺も俺がそうするか否か知っている。

帰国準備を、

デービッド

 

カンニングをしていたのを先生にちくる

良い例:

Subject: Cheating detected

Body:

Dear Professor Porter,

This is David Lee, a student taking your class of “Competitive Strategy”.

I am sorry to notify you, for the “academic integrity” issue you often talk of, that I witnessed “Kelly Smith”, another student attending yours, cheating on the mid-term test of your class held in this morning.

Sincerely yours,

David Lee

 

P.S.

I hope that you WON’T tell him who the accuser is.

件名: カンニング発見

本文:

ポーター教授殿、

教授の「競争の戦略」のクラスを取っているデービッド・リーです。

教授がよく口になさる「学業上の廉潔さ」ということに関し、残念なご報告があります。これも同クラスを受講している「ケリー・スミス」が今朝の中間試験でカンニングしているのを目撃しました。

敬愛を込め、

デービッド・スミス

 

P.S.

誰が告発したのか当人に告げないで頂きたいです。

 

悪い例:

Subject: For whom the whistle blows

Body:

Red,

In Thailand, they actually blow a whistle in political demonstrations, very funnily. Whether people in the certain mega auto company in Japan followed the suit to accuse the French oldie remains to be seen.

Be on alert yourself,

David

 

P.S.

I attach a pic taken by my smartphone of someone named Kelly cheating on your exam. Expel him ASAP!!

件名: 誰がために笛は吹く

本文:

レッド、

タイでは政治集会などの際に実際に「笛を吹く」って知ってるかい? 滑稽なことに。例の日本の大手自動車メーカーの奴らもフランス人の老人を告発するのにそうしたかはまだ分からない。

お前も気を付けろ、

デービッド

 

P.S.

ケリーとかいうヤツがあんたのテストでカンニングしている現場をスマホで撮ったので添付しておく。すぐ放校にしてくれ!!

注: “whistle-blower” = 笛を吹く人 = 告発者

 

まとめ

再々、極端な例ですが、

 

悪い例は:

  • 関係のないことを言っており、要旨がはっきりしない(ほのめかすだけ)
  • ネガティブ

 

良い例は:

  • 簡潔に要旨と必要なら理由を伝えており、余計なことを言っていない
  • ポジティブ

 

です。ビジネスメールはラブレターや滑稽話ではありません。MBA中も卒業後も余計な情緒やジョークをはさまず、簡潔に行きましょう!

 

にゃんこ先生
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にゃんこ先生
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