【保存版】英語ビジネスメール入門完全ガイド

ねこ君
今度、初めて英語でEメールを書く機会があるんだけど、どうしたらいいんだろ・・?
ねこ君
メールの書き出し方とか、締め方とか、失礼にならないようにしたいんだけど。。
にゃんこ先生
日常的に英語のメールを書いたり読んだりしていないと、よくある慣行はなかなか身につかないよね。
にゃんこ先生
今日は、ビジネスの場でバリバリ英語のメールのやり取りをしている著者が、メールの書き方を徹底解説する。こんなに丁寧な解説は、職場の先輩も教えてくれないんじゃないかなぁ!笑
にゃんこ先生
これ一つで、入門は完璧!英語のメールを書く不安をグッと減らせるはずだ。

私は普段サラリーマンとして、マーケティングの仕事をしており、海外クライアントと英語でメールのやりとりをしている。普段英語でEメールを書く機会がない人は、英語でビジネスメールを書くのが難しいと思うかもしれない。

もちろん、メールの構造やコミュニケーションの仕方には、日本語のメールと比べ様々な違いがある。しかし、日本語メールと同じように、英語のメールにもルールがあるため、一度構造を覚えてしまえばスラスラとビジネスメールを書けるようになるだろう。

この記事では、日々のやりとりのメールで使われるフレーズや、メールの構成の仕方を紹介したい。

 

この記事の著者: いくみ

高校までは英語に全く興味がなかったが、6週間の短期留学をきっかけに、英語の勉強や海外で暮らすことに興味を持つ。IELTSの点数を2年で6.0から7.5に上げることを達成。イギリスでの交換留学および大学院留学を経て、現在海外クライアントを多く持つマーケティング関係会社に勤務。

英語のメールで一番大切なこと

まず、私がいつも心がけていることは、「いかに短く簡潔な文章を書けるか」ということだ。

ビジネスという文脈でのメールに関しては、相手が出来るだけ少ない時間をかけて読めるようにすることが一番大切で、詩的な表現や回りくどい言い方はしない方が良い。もちろん、ネイティブスピーカーの送ってくるメールでは、回りくどい言い方をする人もいるが、相手にとっては読みづらいため、なるべく直球で言いたいことをまとめることをオススメする。

 

実際に私は、「However」という単語が5−6回出てくるメールをネイティブスピーカーからもらった事がある。最後まで注意して読まなければ内容がよくわからず、イラっとしたことを覚えている。日本語の二重否定のような言い方を直訳しようとすると、結果的に何が言いたいのかが伝わりづらく、勘違いを招く可能性がある。

日本語でメールを書くときの、丁寧な言い回しやネガティブなことを書くときの回りくどい言い方を直訳しようとするのはやめよう。

それではここからは、基本的なメールの構成の仕方と、その際に使えるフレーズを紹介する。

 

件名の書き方

まず、Eメールを書き始める前に、件名を入力しよう。タイトルがないメールは、迷惑メールと勘違いされてしまい、削除されてしまう恐れがあるため、必ず始めに入力する癖をつけることをお勧めする。

件名は一目見て何に関するメールかがわかることが大切であるため、くどくどせずシンプルなものにしよう。

 

例えば、私は「プロジェクト名 – 内容」という構成にすることが多い。同じプロジェクトでも様々なトピックのメールが飛び交う時があるのでわかりやすいように別のトピックについて話す時は件名を変えたりする。

急ぎのメールには、大文字で「URGENT」や「URGENT REQUEST」と書く人もいる。とにかく、携帯やパソコンでメールをチェックする時に最初に表示されるものなので、わかりやすい件名をつけることが相手にメールを読んでもらうコツだ。

 

Eメール本文の初め方

書き出し

日本語のメールと同様に、英語でも出だしは相手の名前から始める。ほとんどの場合は、「Hi xxx (相手の名前),」というように、「挨拶+相手の名前+,」の形式を使用する。

  • Hi XXX,:ほとんどの場合はこれ
  • Dear Mr.XX/Ms.XX,:初めてEメールを送るとき、CVを送るとき、フォーマルな場面
  • Hello XXX,:Hiよりはフォーマル。初めてEメールを送る時など
  • To: All members,:複数の人にメールを送るときなど

 

挨拶の例

その後すぐに本題に入るときもあるが、典型的な挨拶の文章を入れると、丁寧な印象やフレンドリーな印象を与えることができる。

以下の例文も、大体は定型文なので、暗記して時と場合に分けて使い分けよう。

  • I hope you are well
  • I hope all is well
  • I hope this email finds you well
  • I hope you’re having a great week
  • I hope you had a nice weekend:月曜日にメールを送るときなど
  • Thank you for your quick reply/Thank you for getting back to me so quickly:相手が迅速に対応してくれたときなど
  • Sorry for not getting back to you sooner/My apologies for the slow reply:返信が遅くなってしまったときなど

 

初めてメールする相手には

初めてメールする場合は、この後に自分の自己紹介をするとわかりやすいし、良い印象を与えることができる。

自分の名前や、所属が簡潔にわかるようにしよう。

  • My name is XXX(自分の名前) and I work for (会社名)
  • My name is XXX (自分の名前) and I am a XXX(自分の役職名)
  • Nice to e-meet you!:Emailで初めて話すときによく使われる挨拶

 

本題を明確に

本題を書く際に一番大切なことは、まず初めに何を書いているのかがわかるようにすることである。英語でエッセイを書く際には、thesis statement(一文か二文で言いたいことをまとめた文章)が大切であると言われているが、それと同様、一行読んだだけでこれから読むのが何の話なのかがわかることが好ましい。

例えば何かについての質問や言いたい事があるときは、

  • I am writing to enquire if/about…(formal):質問をしたいとき
  • I am writing to you with regards to… (formal):…の内容について話すとき
  • A quick question on…(informal):質問をしたいとき
  • Just a quick note to say… (informal):…について一言言いたいとき
  • Based on our conversation…:電話や会議などで話した内容について話したいとき
  • Just to recap what we discussed today…:電話や会議などで話した内容について話したいとき

などのフレーズが便利だ。この一文だけで、このメールの主題がなんなのかが一目でわかるため、自分にとっても相手にとってもわかりやすい。

 

また、リンクやファイルを送るときも、お決まりの文章があるので、覚えてしまうと使いやすい:

  • Please find attached the…(ファイルの種類など):ファイルを添付するとき
  • Please find below a link to…(ファイルの種類など):リンクからファイルを査収してほしいとき
  • As promised, I’m writing to send you…(ファイルの種類など):ファイルを添付するとき
  • As you requested, I am sending you…(ファイルの種類など):ファイルを添付するとき

 

その後別の話題について新たな段落で書き始めるときは、上記と同様、何の話をしているのかを冒頭に書くと、パッと見てどの話題についてなのかが相手がすぐ理解でき、わかりやすい。その際に以下のようなフレーズを使用するとスムーズに次の話に移りやすいかもしれない。

  • Regarding…
  • In terms of…

 

最後の締め

最後は、これもお決まりの定型分なのだが、「何か質問があったらいつでも連絡ください」というような趣旨のことを書くことが多い。これも、様々なバラエティを暗記しておくと、毎回同じ文章にならないためこなれた印象を与えることができる。

  • Please let me know if you have any questions
  • Please don’t hesitate to reach out with any questions
  • I look forward to hearing from you soon
  • If you need any more information, please feel free to contact me
  • If you require any further information, please do not hesitate to contact me
  • If you need any more info, please get in touch

 

典型的な結び

お決まりの型文のあとは、「お決まりの挨拶+,+(改行)自分の名前」でメールを終える。最後の挨拶なしでメールを送ることは絶対に無いので、フレーズは何種類か覚えられるようにしよう。

  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Many thanks,
  • Kindest regards,
  • All the best,
  • Regards,
  • Cheers,:少しinformal
  • Sincerely,:あまりビジネスでは見かけない

このように、フレーズを覚えてしまえばメールはとても簡単に書ける。私は、メールがうまいと思う人のメールはフォルダに保存し、フレーズを真似したり参考にしたりすることが多い。他の人が送ってくるメールも参考にして、どんどんレパートリーを増やしていけるようにしよう。

 

また、日本語のような敬語はないとはいえ、英語にもフォーマル、インフォーマルという概念は存在する。そのため、何度も取引をしている関係性が近い相手には、多少くだけた感じでフレンドリーに、初めてメールする相手には丁寧に、など丁寧さがコントロールできるようになると上級者な感じが出る。

上記のフレーズを参考に、いろいろなメールの書き方を試してみよう!

 

日本語メールと英語メールの違い

最後に一点、日本語のメールと英語のメールで大きく違う点について紹介したい。

日本語のメールでは、相手が読みやすいように文章の途中で改行する事が多い。しかし、英語のメールでは改行は1パラグラフの中ではほぼしない。それぞれトピックが変わるごとに、新しいパラグラフを始めるために改行するのみで、基本的には文章は切らずに書く。

 

私は初めて日本人の上司の元で働いたときに、この点に気付かされた。上司にとっては当たり前の改行を私が日本語メールでしていなかったため、読みづらいと指摘されたのだ。確かに、ほとんどの取引先から送られてくる日本語のメールは細かく改行がされている。

しかし、小さい違いではあるものの、英語で改行の多い文章を書くとかなり違和感があるので気をつけよう。

 

まとめ

  • 必ずパラグラフの初めに内容を書き、最初の一文を読んだだけで相手がメールの内容がわかるようにする
  • フレーズは決まっているものが多いので、バリエーションを多く持つと良い
  • 改行は、トピックを変えるときだけしよう。日本語のメールのように、一文の中で改行すると逆に読みづらい
  • 形式と構成を覚え、あとはシチュエーションや相手によってフォーマル度がコントロールできるようにしよう

 

にゃんこ先生
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